會(huì)議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個(gè)共同的主題，進(jìn)行信息交流或聚會(huì)、商討的活動(dòng)。一次會(huì)議的利益主體主要有主辦者、承辦者和與會(huì)者(許多時(shí)候還有演講人)，其主要內(nèi)容是與會(huì)者之間進(jìn)行思想或信息的交流。
任何一個(gè)會(huì)議都必須有這樣幾個(gè)基本的要素所組成：
一、會(huì)議形式要素包括：會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、方式、規(guī)模、主持人等。
二、會(huì)議內(nèi)容要素：主要指會(huì)議的指導(dǎo)思想、會(huì)議目的、會(huì)議議題、會(huì)議任務(wù)和完成會(huì)議任務(wù)的措施等。
三、會(huì)議人員要素有：會(huì)議主持人、會(huì)議正式出席人員、會(huì)議列席人員、特邀人員和會(huì)議來(lái)賓；以及會(huì)議工作人員服務(wù)人員。
四、會(huì)議組織要素有：會(huì)議組織工作、文書工作、生活服務(wù)工作、宣傳及安全保衛(wèi)工作等。如果按照時(shí)間順序縱向劃分，會(huì)議的組織工作又可分為：
1、會(huì)前籌備工作
● 確定會(huì)議主題與議題
● 確定會(huì)議名稱
● 確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格
● 確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期
● 確定會(huì)議所需用品和設(shè)備
● 建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)
● 確定與會(huì)人員名單
● 確定會(huì)議地點(diǎn)
● 安排會(huì)議議程與日程
● 制發(fā)會(huì)議通知
● 制作會(huì)議證件
● 準(zhǔn)備會(huì)議文件資料
● 安排食住行
● 制定會(huì)議預(yù)算方案
● 布置會(huì)場(chǎng)
● 檢查會(huì)場(chǎng)
2、會(huì)間組織工作
● 報(bào)到及接待工作
● 組織簽到
● 做好會(huì)議記錄
● 確保會(huì)議期間信息的溝通
● 編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)
● 值班保衛(wèi)工作
● 會(huì)議保密工作
● 會(huì)議的后勤保障工作
3、會(huì)議善后工作。
● 安排與會(huì)人員離會(huì)
● 撰寫會(huì)議紀(jì)要
● 會(huì)議的宣傳報(bào)道
● 會(huì)議文書的立卷歸檔
● 會(huì)議總結(jié)工作
● 會(huì)后催辦和反饋工作
